У статті розглянуто процес планування особистої праці менеджера, визначено основні пріоритети в праці менеджера, а також охарактеризовано основний ресурс менеджера – час
The article deals with the planning manager of personal work, the main priorities in the work manager, and was characterized primary resource manager - time

У повсякденному житті менеджер повинен виконувати безліч робіт, які визначаються функціональними обов’язками, зумовленими посадою, різними життєвими ситуаціями. Це вимагає здійснення планування року, півріччя, місяця, тижня, дня. Найскладніше розробляти план дня, що пов’язано з необхідністю врахування обсягу діяльності, яка підлягає виконанню, відповідно до плану досягнення життєвих цілей, заходів і робіт інших сфер життя люди-ни, непрогнозованих раніше ситуацій, що потребують часу.
“Праця менеджера має бути плановою і виконувати її потрібно за планом” – так пише Пітер Друкер. А далі він продовжує свою думку: “Менеджери, що вміють правильно використовувати свій час досягають потрібного результату насамперед завдяки грамотному плануванню своєї діяльності. Іншими словами, вони спочатку думають, а потім працюють, а не навпаки” [2, c. 170].
Метою написання статті є характеристика планування особистої праці менеджера, а також розгляд правильної організації планування.
Планування особистої роботи менеджера стали предметом дослідження таких науковців як : Ансофф І., Адаїр Д.,Уелч Д., Голдратт Е., Друкер П., Шеремет П., Форсіт П., Гюго В. та інші.
Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина раціональної організації особистої праці керівника означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі [6].
Час — це унікальний ресурс. Хочемо ми чи не хочемо, але мусимо витрачати його за твердою ціною — 60 секунд за хвилину. Час — найбільш безжалісний і негнучкий елемент нашого існування. Проте ми можемо проаналізувати, як ми витрачаємо його. Як і будь-який інший ресурс, його можна використовувати або ефективно, або неефективно. Пітер Друкер зазначив: "Запас часу нескінченно малий, і якщо ви не можете управляти ним, то вам не вдасться управляти нічим іншим". Кожному з нас важливо пам'ятати, що час, який ми витрачаємо, належить нам, і потрібно стати його хазяїном. Ми не зможемо управляти своїм часом доти, поки не почнемо управляти собою.
Таким чином, час – один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого дня, нераціонального його використання. Брак часу – це результат відсутності чіткості, плановості та організованості роботи менеджерів. Встановлено, що непередбачена трихвилинна телефонна розмова нерідко призводить до втрати 15-20 хвилин, необхідних для того, щоб знову зосередитись і відновити початкову працездатність [3, c. 210].
У багатьох керівників виникають проблеми з розподілом часу. Однак ті, хто вміє ним ефективно розпоряджатися, стають вкрай скрупульозними, "вкладаючи" свій час, вони постійно задають собі такі запитання: чи потрібно робити це? Чи хочу я це робити? Якими можуть бути потенційні результати? Як це зробити простіше всього? Чи можу я залучити собі на допомогу додаткові ресурси? Ідея, що міститься в терміні "вкладання часу", дуже корисна. Ставтеся до свого часу так само, як щасливий вкладник капіталу поводиться зі своїми акціями. Проблеми в тому й іншому випадку схожі. Інвестор не може мати внески скрізь і тому вибирає визначені капітальні вкладення. Він так розподіляє свої інвестиції, щоб загальний ефект був найбільшим. Аналогічно і менеджер має у своєму розпорядженні обмежену кількість часу і повинен вкладати його, максимізувати свої результати. Досягненню успіхів у цій справі сприяє чітке й постійне планування своєї роботи [7].
Уміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час, постійно удосконалювати процес його планування - ознака організованого керівника. Під плануванням робочого часу досить часто розуміють простий перелік поточних справ на наступний день. Урахування витрат робочого часу з усіх видів робіт дає можливість одержати повну картину завантаження.
Процес планування праці менеджера повинен починатися з визначення стратегії та цілей. Стратегія – це визначення основного шляху (напрямку, курсу) до довготривалої цілі. І. Ансофф у книзі Стратегічне управління розглядає стратегію як набір правил для прийняття рішень, якими менеджер керується в своїй діяльності [4, c. 160]. Планування стратегії завжди пов’язане з розробленням методу дій або способу досягнення цілей. Ціль – це уявне передбачення результату діяльності і шляхів його досягнення за допомогою різних засобів. Для менеджера як ціль виступає ідея, в якій знаходяться відображення проблеми суб’єкта управління та умови їх задоволення, його рішення досягти очікуваного результату своєї діяльності.
Ціль — це те, до чого прагнуть, орієнтир, який намічено досягти. Вона визначає кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут мається на увазі не те, що ми робимо, а те, заради чого ми це робимо. Ціль дає зрозуміти, у якому напрямку необхідно рухатися. Значимість цілей дуже важко переоцінити. Цілі є вихідною точкою планування діяльності, цілі лежать в основі побудови організаційних відносин, на цілях базується система мотивації, яка використовується у підприємстві, крім того, цілі є відправною точкою в процесі контролю та оцінки результатів праці окремих співпрацівників, підрозділів та підприємства в цілому.
Цілі менеджера повинні відповідати таким вимогам:
1. Цілі повинні бути досяжними.
2. Конкретні та вимірювані цілі.
3. Цілі повинні мати конкретний часовий горизонт.
4. Суперечливість цілей (цілі повинні бути узгоджені між собою) [5].
“У менеджера багато проблем, - пише Е. Голдратт, - але треба ретельно вибрати, на яких діях концентрувати свої зусилля”. Для цього слід прийняти рішення про те, яким із завдань треба надати першочергового, а яким другорядного значення. Тому менеджер має навчитися виділяти пріоритети. Вибір пріоритетних справ здійснюється за допомогою таких принципів: принцип Парето, принцип АБВ – аналіз, принцип Ейзенхауера.
Принцип Парето, сутність принципу стосовно діяльності людей в тому, що 20 % зусиль людини дає 80 % результату. Думку Парето розвинув англієць Річард Кох, який наголосив на тому, що лише окремі дії приводять до важливих результатів, а більшість дії - це лише втрата часу. 20 % затрат паці менеджера 80 % результату, на решта 80 % витрат праці та вирішення другорядних проблем припадає лише 20 % результату.
Принцип АБВ – аналізу. Сутність методу полягає в поділі всіх завдань на три категорії, з яких:
а) найважливіші становлять 15 % усієї кількості завдань, вони вносять у досягнення цілі 65 % результату праці менеджера;
б) важливими є 20 % від загальної кількості завдань і вони дають 20 % результату менеджера;
в) неістотні і не дуже важливі становлять 65 % загальної кількості завдань і дають лише 15 % результату його зусиль [4, c. 165].
Принцип Ейзенхауера. Відповідно до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.
У залежності від ступеня терміновості і важливості задачі розрізняються 4 можливостями їх оцінки і (у підсумку) виконанням: 1) термінові і важливі справи; 2) термінові, але менш важливі справи; 3) менш термінові, але важливі задачі; 4) менш термінові і менш важливі справи.
Визначення пріоритетності завдання дає змогу менеджеру:
- працювати тільки над справді важливими і необхідними завданнями;
- концентрувати увагу на виконанні тільки одного завдання;
- вилучати справи, які можуть виконати інші працівники;
- не залишати невиконаними посильні завдання;
- наприкінці планового періоду закінчити розв’язання найважливіших питань.
Якщо виконувати роботу відповідно до встановлених пріоритетів, то будуть зроблені найважливіші справи. Це означає, що таке планування стане результативним.
Процес розробки плану праці менеджера здійснюють за такими етапами:
1 етап. Складання переліку робіт, які необхідно виконати у плановому періоді.
2 етап. Визначення витрат часу на виконання окремих робіт.
3 етап. Визначення резерву часу.
4 етап. Визначення фонду робочого часу планового періоду.
5 етап. Контроль, якщо часу замало, слід переглянути перелік робіт.
6 етап. Складання плану.
7 етап. Внесення змін під час реалізації [1, c. 80].
Після складання плану менеджеру треба виявити уміння і наполегливість для його виконання, забезпечити необхідну перевірку виконання запланованого. Ця перевірка має бути регулярною і послідовною. Один раз на квартал чи півроку слід робити огляд своїх планів і аналізувати причини невиконання тих чи інших позицій. Із метою контролю за виконанням робочого часу та виконанням запланованих справ спеціаліст з організації праці Джон Адаїр рекомендує вести журнал затраченого часу.
Звичайно, розробка будь-якого найкращого плану може бути лише добрим наміром, якщо менеджер не організує відповідно роботу з його виконання. Менеджеру дуже важливо визначити свої найголов¬ніші завдання, спланувати свій час так, щоб займатися перспективою розвитку, а не тільки вирішенням поточних питань. Керівники, які погано планують свою діяльність,, встигають лише розглядати наслідки тієї чи іншої ситуа¬ції, замість того, щоб раціонально і планомірно керувати всією діяльністю підпорядкованого колективу. Вихідним моментом у плануванні особистої праці ке¬рівника є аналіз використання свого робочого часу [4, c. 174].
Отже, планування особистої роботи – складний і багатогранний процес, в якому необхідно комплексно вирішувати багато завдань, здійснювати великий обсяг розрахунків і прогнозувати обстановку. Велику роль у плануванні особистої роботи відіграє правильна організація планування. На результативність планування керівника впливає грамотне використання апарату управління.
Таким чином, можна сміло сказати, що успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних розмірів, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом.
Менеджеру слід звернути увагу на класифікацію справ за ступенем важливості, а також розподілу і розчленування кожного серйозного заходу, тобто заходи, що володіють певною мірою важливості для керівника. Потрібно використовувати засоби, що допомагають організації свого часу, такі наприклад як: щоденник часу, електронні записні книжки і секретар.
Список використаних джерел:
1. Балабанова Л.В., Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навч. посіб. – Київ: ВД “Професіонал”, 2004. – 304 с.
2. Друкер П. Практика менеджмента: Пер. с англ. – М., 2000. – 348 с.
3. Колпаков. В.М. Організація праці менеджера. – К.: ВД “Персонал”, 2008. – 384 c.
4. Чайка Г.Л. Організація праці менеджера: Навч. пос. / Передмови Г.О. Шелепюк. – К.: Знання, 2007. – 420 с.
5. http://www.jenessi.net/organiz....to.html
6. http://almamater.com.ua/modules/dokuwiki/lectures:opm:topic4_1
7. http://library.if.ua/book/32/2098.html