Варварич В., Блажко Н.
Наук. Кер. – Багрій К.Л,
Чернівецький торговельно-економічний інститут КНТЕУ,
м. Чернівці
ОСОБЛИВОСТІ ВНУТРІШНЬОГОСПОДАРСЬКОГО КОНТРОЛЮ МАТЕРІАЛЬНИХ ЗАПАСІВ В СУЧАСНИХ УМОВАХ
Внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль являє собою систему безупинного спостереження за ефективністю використання майна підприємства, законність і доцільність господарських операцій і процесів, збереження грошових коштів і матеріальних цінностей. У той же час внутрішньогосподарський контроль є складовою частиною ринкового механізму, одним із прийомів перевірки виконання прийнятих рішень, найважливішою функцією управління економікою. Дана тема є актуальною, оскільки для вітчизняних суб’єктів господарювання постає проблема ефективного проведення внутрішнього контролю матеріальних запасів.
Питання внутрішньогосподарського контролю є досить дискусійним у сучасній економічній літературі та наукових виданнях. Однак, українські науковці зробили достатній внесок у розвиток даної теми, а саме: Л.В.Нападовська, С.Ф.Голов, Л.Слюсарчук, Н.Ткаченко, С. Ковтун, В.С.Лень, Кришталева Т., Кузик М.П., Самойленко О., Марченко Д.М., Яровенко Г.Н., Білуха М., Іваніна С. та інші.
Одним із джерел покращення фінансових результатів діяльності підприємства є раціональне використання матеріальних, трудових ресурсів, та зниження рівня загальновиробничих витрат. Тому даної статті є дослідження проблем внутрішньогосподарського контролю за матеріальними запасами у сучасних умовах.
Матеріальні запаси (матеріали, сировина, паливо тощо), які в процесі господарської і виробничої діяльності здійснюють певний кругообіг, починаючи з їх надходження і використання під час виробництва продукції та закінчуючи її реалізацією і грошовим обігом, займають на підприємствах значне місце. Розрізняють три види матеріальних запасів: виробничі запаси; незавершене виробництво і готова продукція [10, с.32].
Для забезпечення матеріальних запасів у вигляді сировини, матеріалів, палива тощо важливе значення має ефективне використання коштів у системі матеріально-технічного постачання і придбання сировини, матеріалів та інших матеріальних ресурсів. У системі збереження та ефективного використання матеріальних активів важливе значення має внутрішньогосподарський контроль.
В умовах ринкової економіки функції управління матеріальними активами тісно пов'язані з системою внутрішньогосподарського контролю за їх збереженням і використанням. Ця система контролю постійного спостереження за надходженням, зберіганням і ефективним використанням матеріальних активів створює його окрему галузь, тобто постійно діючий попередній і поточний внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль.
Винятково важливе значення має внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль на об'єктах (складах, цехах, дільницях), де зосереджується і використовується величезна кількість матеріальних цінностей (сировини, матеріалів тощо). Такий контроль здійснюється безпосередньо на підприємстві в процесі здійснення операцій надходження, зберігання і використання цінностей, що забезпечує оперативність контролю, а це в свою чергу створює можливість своєчасно вникати в сутність цих операцій, оперативно і своєчасно виявляти недоліки в процесі надходження, використання і зберігання запасів.
Своєчасний і всебічний контроль сприяє збереженню та ефективному використанню матеріальних цінностей. Він дає змогу не тільки вчасно виявити недоліки в системі обліку матеріальних запасів і їх використанні, але й допомагає виявити невикористані резерви в системі здійснення нормування і використання матеріальних цінностей. Він є найбільш системним, оперативним і дійовим, забезпечує постійно діючу функцію перевірки збереження матеріальних запасів та їх ефективного використання. Поряд з цим, ґрунтуючись на системі первинного документального забезпечення і даних аналітичного бухгалтерського обліку, оперативний контроль забезпечує систематичну перевірку всіх операцій і процесів, пов'язаних із надходженням і витрачанням сировини, матеріалів і інших матеріальних запасів.
Внутрішньогосподарському контролю властиві такі методичні прийоми, як органолептичні, розрахунково-аналітичні та документальні методичні прийоми контролю. Ця система методичних прийомів контролю конкретизується процедурами перевірки, пов'язаними з інвентаризацією матеріальних цінностей, контрольними замірами і контрольними запусками використання матеріалів на виробництво, суцільним і вибірковим спостереженням та службовим розслідуванням. У системі розрахунково-аналітичних методичних прийомів контролю важливе значення має аналіз ефективності використання матеріальних цінностей, статистичні розрахунки і групування та економіко-математичні методи контролю (обґрунтованість договірної системи на постачання матеріальних цінностей, оптимізація маршрутів їх перевезень, визначення купівельної вартості) [7, с.52].
Внутрішньогосподарський контроль в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації організовується в інтересах підприємства та з метою допомогти йому ефективно виконувати свої функції. Внутрішній контроль передбачає перевірку додержання умов законодавчих і нормативних актів за здійсненими господарськими операціями та оцінку економічності й ефективності операцій, проведених на підприємстві.
Він охоплює такі основні напрямки: контроль політики і методу управління підприємством, організаційної структури підприємства, реальності, повноти, розташування, точності, класифікації облікових даних; перевірку рівня досягнення програмних цілей підприємства; перевірку правильності формування кореспонденції рахунку по господарських операціях зіставленням усіх операцій з Довідником відповідності бухгалтерських проведень; перевірку відповідності даних інвентаризації фактичним даним вибірковою імітацією процесу інвентаризації і звірянням її результатів з фактичними даними; перевірку підсумкових даних установленням взаємозв’язків між ними і здобуттям необхідної інформації про відхилення; виявлення відхилень від установлених нормативних даних звірянням фактичних витрат на виробництво з нормативно-довідковою інформацією; виявлення причин і винуватців відхилень на основі бази знань; підтвердження вірогідності інформації, що міститься в бухгалтерській звітності; оцінку діяльності підприємства; моделювання облікового процесу з метою одержання необхідної інформації для управління підприємством; імітацію облікових даних для планування і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.
Особливе значення має внутрішньогосподарський контроль на підприємствах, де зосереджується велика маса цінностей. Він здійснюється безпосередньо на підприємстві відповідними службами, що дає можливість своєчасно виявити недоліки при здійсненні операцій, вжити певних заходів щодо їх усунення.
У важкому, занедбаному стані перебуває внутрішньогосподарський контроль на підприємствах усіх форм власності. Передусім це стосується державних підприємств, де спостерігається дублювання і паралелізм у діяльності економічних і технічних служб при здійснені внутрішньогосподарського контролю. Для того щоб позбавитись недоліків і добитись ефективної діяльності внутрішньгосподарського контролю, на кожному підприємстві необхідно чітко визначити об'єкти і суб'єкти контролю, методичні прийоми стосовно кожної контрольованої ділянки та закріпити це в методичних вказівках (рекомендаціях, інструкціях), затверджених керівником підприємства.
Значна роль у виявленні і попереджені нестач, розкрадань належить внутрішньогосподарському контролю. Тому з метою забезпечення збереження майна, своєчасного попередження нестач, розтрат і непродуктивних втрат потрібно, насамперед, забезпечити ефективність контролю. Функції ці повинні здійснювати керівники і фахівці структурних підрозділів підприємств, працівники бухгалтерій при виконанні своїх функціональних обов'язків. Одним із недоліків практики здійснення такого контролю є те, що методичні прийоми його практично не розроблені. Як результат внутрішньогосподарський контроль проводиться інтуїтивно та згідно досвіду фахівців, що здійснюють контрольні функції на власний розсуд, адже практично відсутні необхідні методичні вказівки щодо здійснення контролю. У зв'язку з цим питання контролю взагалі упускаються, його проводять (формально) лише після здійснення операцій, як правило, у період подання документів до бухгалтерії.
Однією з проблем подальшого удосконалення внутрішньогосподарського контролю з метою підвищення ефективності його функцій є використання на робочих місцях комп'ютерної техніки. Дані, отримані за допомогою комп'ютерів, оперативно і швидко можуть дати керівникам і спеціалістам цих підприємств, а також фахівцям їх структурних підрозділів необхідну інформацію щодо тих, або інших об'єктів.
У системі внутрішньогосподарського контролю формується внутрішня інформація про діяльність підприємства для конкретних потреб управління (удосконалення виробництва, зменшення витрат тощо). Слід зазначити, що дані внутрішньогосподарського контролю становлять комерційну таємницю і не підлягають розголошенню, оскільки вони відображають стратегію й тактику підприємства в його конкурентній боротьбі.
Процес внутрішнього аналізу матеріальних запасів складається із двох етапів:
1) Аналіз забезпеченості підприємства матеріальними запасів;
2) Аналіз ефективності використання матеріальних запасів [6, с.78].
Важливою умовою ритмічної роботи підприємства є повна забезпеченість потреби в матеріальних запасах джерелами їх покриття. Вони можуть бути зов¬нішніми і внутрішніми. До зовнішніх джерел відносяться матеріальні запаси, які надходять від постачальників у відповідності з заключеними договорами. До внутрішніх джерел - скорочення відходів сировини, використання вторинної сировини, власне виготовлення матеріалів і напівфабрикатів, економія матеріалів у результаті вдосконалення технології та організації виробництва.
Виявлення відхилення фактичної витрати від таких норм не відображає реальної перевитрат матеріальних запасів чи зміни матеріаломісткості. Тому під час внутрішнього аналізу обґрунтованості норм витрат проводять порівняння:
поточних норм і фактичних витрат;
поточних норм на порівняльну продукцію з нормами ми¬нулого року відносної матеріаломісткості нової та старої про¬дукції;
фактичних витрат із поточними нормами.
Дані про відхилення норм, отримані в результаті аналізу причин їх утворення є важливою інформацією про зміну ма¬теріаломісткості продукції.
Перевищення фактичних норм, норм минулого року свід¬чить про їх необґрунтованість або про невиконання заходів, спрямованих на забезпечення нормативних витрат на виріб [2,с.59]
Після аналізу забезпеченості підприємства матеріальними запасами здійснюється оцінка ефективності їх використання. До основних показників ефективності використання матеріальних ресурсів відносяться :
матеріаловіддача;
матеріаломісткість;
співвід¬ношення темпів росту обсягу виробництва і матеріальних затрат;
питома вага матеріальних затрат у собівартості продукції;
кількість використання матеріалів.
Таким чином, проведення внутрішнього аналізу матеріальних запасів характеризується наступними основними особливостями:
- специфічним набором показників, за якими проводиться аналіз;
- широкою можливістю використання натуральних показників для оці¬нки обсягу виробництва, продуктивності праці, якості продукції;
- даний вид аналізу проводять лише спеціалісти підприємства;
- відіграє значну роль у встановленні обґрунтованих нормативних завдань для цехів, дільниць, бригад.
Слід відзначити, що поточний (оперативний) контроль використання матеріальних ресурсів в цехах підприємств, які мають широку номенклатуру статей матеріальних витрат, практично не ведеться. Лише послідуючий контроль згідно даних бухгалтерського обліку веде бухгалтерія після закінчення звітного періоду, а отже і терміну використання вказаних ресурсів.
Важливим етапом покращення контролю за матеріальними витратами є їх нормування, тобто використання елементів нормативного методу калькулювання витрат на собівартість продукції. Це є досить ефективним саме для контролю за матеріальними витратами, тому що при створенні одиниці продукції, як правило, відомі питомі витрати сировини та матеріалів. Норма забезпечує оцінку витрат на 1 одиницю виробництва, а кошторис - оцінку витрат на весь обсяг виробництва. На нашу думку, нормативний метод обліку витрат і калькулювання собівартості продукції особливо яскраво проявляє інтеграцію обліку і контролю.
Недоліком даної системи контролю за матеріальними ресурсами є також те, що на сучасних підприємствах майже відсутній контроль за зовнішніми ресурсами, на ціну яких підприємство ніяк не може вплинути: газ, вода, пар, електроенергія та інше. Система обліку таких ресурсів також повинна контролюватись, тому що всі ці показники впливають на величину собівартості продукції.
Важливим показником, що підлягає контролю, є ефективне використання робочого часу. Тому наступною проблемою є: недостатність проведення контрольних заходів за використанням трудових ресурсів.
Важливою передумовою організації контролю є науково обґрунтована класифікація трудових ресурсів та заробітної плати. Однак, сучасні науковці виділяють досить різні принципи класифікації, які мають певні недоліки [ 4, с. 63]. Основними з яких є те, що вони не охоплюють всіх ознак, які характеризують витрати заробітної плати в господарській діяльності підприємства, об'єднують витрати різні по характеру і цільовому призначенню, не забезпечують необхідне групування витрат заробітної плати для контролю результатів діяльності окремих підрозділів і виявлення резервів їх зниження.
Отже, із-за складності об'єкту контролю та відсутності єдності думок щодо класифікації особового складу робітників і фонду заробітної плати підприємств, надзвичайно важко домогтися такої організації контролю трудових витрат, яка б найбільш точно розкривала всі сторони використання праці та заробітної плати.
Досить значним питанням в організації обліку витрат є правильний розподіл загальновиробничих витрат. Найголовнішим у цьому питанні є правильний вибір бази розподілу, що дозволяє тримати рівень собівартості продукції на найбільш оптимальному рівні. Це дозволить отримувати більший прибуток, а відповідно і чистий дохід підприємства.
Тому задачею контролю є встановлення правильної класифікації витрат на виробництво. Важливим недоліком є те, що на практиці планування витрат ведеться не на основі науково і технічно обґрунтованих норм, а по рівню витрат попереднього періоду. Особливо це стосується витрат на управління і обслуговування виробництва.
Удосконалення контролю загальновиробничих витрат полягає у здійсненні організаційного і методологічного взаємозв'язку обліку і контролю; посилення оперативності виявлення, узагальнення і групування витрат і допущених відхилень в розрізі центрів відповідальності та за місцями виникнення витрат; організація планування та здійснення контролю на етапах постачання та реалізації; організація контролю в першу чергу на рівні стратегічного планування, де контроль дає значний ефект у підвищенні ефективності діяльності підприємств [9, с.465].
Зазначені проблеми є одними із основних, їх вирішення є першочерговим для сучасних підприємств, діяльність яких направлена на підвищення конкурентноздатності продукції та отримання прибутку.
З метою посилення контролю особливу увагу необхідно приділити перевірці економічної ефективності і доцільності операцій підприємств, адже керівники окремих структурних підрозділів іноді не вникають у суть і ефективність рішень.
Контроль поточної господарської діяльності повинен здійснюють комплексно, тому цим повинні займатися спеціалісти, які знають економіку і технологію виробництва.
Для підвищення оперативності контролю на підприємствах важливе значення мають правильна організація кількісно-сумового обліку цінностей у місцях зберігання продукції, раціональне здійснення операцій під час надходження і реалізації продукції, ефективне використання коштів. Для цього необхідно, щоб керівники підприємств ґрунтовно знали суть і зміст господарських операцій, всебічно аналізували їх та впливали на виконання договорів щодо постачання і реалізації продукції.
Керівники і спеціалісти структурних підрозділів підприємств іноді контролюють діяльність розрізнено, непланомірно і несистематично. Для усунення цих недоліків потрібно складати плани поточного контролю на підприємствах, щоб протягом кожного місяця систематично контролювати господарські операції та процеси. У них дуже важливо передбачати тематичні перевірки виконання прийнятих рішень та інші питання.
Для підвищення ефективності контролю необхідно не тільки забезпечувати його своєчасність, але й повноту всіх операцій і процесів, а також розробити внутрішні стандарти контролю.
На основі вище викладеного матеріалу можна зробити висновок, що здійснення внутрішнього аналізу матеріальних запасів є важливою ланкою в системі управління підприємством. Від ефективності проведення аналізу залежить ефективність діяльності підприємства та його підрозділів за надходженням і збереженням матеріальних запасів, доцільності і обгрунтованості матеріальних затрат та використання сировини і матеріалів на об'єктах в процесі виробництва. Можна говорити про те, що здійснення внутрішнього аудиту матеріальних запасів сприяє:
встановленню обґрунтованої виробничої програми нормативних завдань по зберіганню та витрачанню матеріальних запасів;
підтримці розмірів матеріальних запасів на такому рівні, щоб забезпечувати безперервне виробництво;
виявленні внутрішніх резервів підвищення ефективності використання матеріальних запасів;
вивченні економіч¬них особливостей функціонування і розвитку того чи іншого підрозділу;
широкому залученню до вивчення економічної ситуації керівників усіх структурних підрозділів підприємства;
дослідженню роботи по використанню матеріальних запасів окремих структурних підрозділів підприємства, виявлення найкращих з них та розповсюдження їх досвіду;
удосконаленню управління матеріальними запасами структурними підрозділами під¬приємства[4, с.65].
Незважаючи на те, що в напрямку підвищення ефективності обліку на виробництві і посиленню внутрішньогосподарського економічного аналізу ведеться значна робота, проте залишаються проблеми, які свідчать, що аспекти аналізу матеріальних запасів на підприємствах вивчені і розкриті недостатньо та потребують подальшого поглиблення і доповнення.
Отже, внутрішньогосподарський контроль – це особлива функція управління, направлена на систематичну і суцільну перевірку контрольованого об’єкта особами, які представляють інтереси даного підприємства. Дослідження класифікаційних ознак контролю показали, що найбільш доцільною є класифікація за часом проведення у відповідності до чого виділяють попередній, поточний та наступний вид. Визначальна роль у системі контролю виробничих запасів належить попередньому та поточному виду. Запропоновано етапи здійснення внутрішньогосподарського контролю виробничих запасів в попередньому, поточному і наступному режимах за напрямками (об’єктами) контролю, відповідальними особами та способом використання одержаної інформації, що сприяє посиленню дієвості контролю з метою ефективного управлінського впливу на здійснювані господарські операції.
Раціональне використання виробничих запасів можливе при організації внутрішньогосподарського контролю за використанням зворотних відходів. Належна система внутрішньогосподарського контролю, яку формує власник або керівництво підприємства, дозволяє своєчасно виявити широке розмаїття проблем, які виникають та розробити механізм їх вирішення підприємством. Формування такої системи внутрішнього контролю як складового елементу системи управління підприємства передбачає урахування факторів, складу і структури основних джерел опору, врахування передового досвіду організації системи контролю. Неефективна система внутрішньогосподарського контролю чітко відображає пасивний механізм розв'язання і практичного врахування проблем та інтересів, які нерідко супроводжуються втратою підприємством конкурентних переваг на ринку. Це зумовлюється тим, що неефективна система внутрішнього контролю не спонукає до системних і якісних змін в управлінні підприємством.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Внутрішній контроль господарської діяльності підприємства: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / за ред. к.е.н. проф. М.Д. Корінька.– Фастів: "Поліфаст", 2006. – 440 с.
2. Гавришко І.К. Вимоги до оцінки якості внутрішнього контролю // Бухгалтерський облік і аудит. – 2005. – № 7. – С. 56 – 62.
3. Дікань Л.В., Внутрішній контроль. / - Л. В. Дікань, Н. В. Шульга Х.: ХНЕУ, 2005. – 60 с.
4. Єгарміна В. Внутрішній контроль: сучасність та перспективи // Вісник податкової служби України. – 2004. – № 29. – С. 62 – 65.
5. Івануса Н. Внутрішній контроль: сучасний стан і перспективи розвитку // Наука молода. – 2006. – № 6. – С. 156 – 158.
6. Нападовська Л.В. Внутрішньогосподарський контроль у ринковій економіці. / Л. В. Неподовська - Дніпропетровськ: «Наука і освіта»., 2004. — 223с.
7. Садовська І. Б. Організація внутрішньогосподарського контролю виробничих відходів у системі управління швейним виробництвом // Бухгалтерський облік і аудит. – 2008. – № 6. – С. 51–54. – 0,56 д.а.
8. Сокін А.А. Роль внутрішнього контролю в корпоративному управлінні // Управління компанією. – 2004. – № 12. – С. 50.
9. Фоміна Т.В. Місце та роль внутрішньогосподарського контролю в системі управління підприємством // Економічні науки: Наук. праці Кіровоград. нац. техн. ун-ту. Вип.7. Ч. ІІ. – Кіровоград: КНТУ, 2005. – С.461-466.
10. Чаюн І.О. Управління матеріально-технічним забезпеченням підприємства: навчальний посібник. / І. О. Чаюн, І. Ю. Бондар – К.: Київ. нац. торг-екон. ун-т, 2008. – 111 с.
