Наук. кер. – Марценяк Н.О., Буковинська державна фінансова академія м. Чернівці
ПРОЦЕС ОБЛІКУ В БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХ ЗА УМОВ ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ
Вступ. Зростання обсягів облікової інформації в бюджетних установах пов'язане з розвитком міжбюджетних стосунків, а також появою нових формувань і відносин, характерних для ринкової економіки, що вимагає широкого застосування сучасних способів і прийомів обробки інформації, здатних забезпечити оперативне управління процесами надання послуг. З огляду на це, та враховуючи наявність бар'єру трудомісткості формування необхідних даних в повному обсязі, розрізі й у встановлені терміни, головним напрямом удосконалення інформаційної функції обліку у бюджетних установах є застосування сучасних технічних засобів, а також побудова на їх основі автоматизованого робочого місця бухгалтера. Проблемами розвитку та становлення автоматизації системи в бюджетних установах займалися ряд вітчизняних та зарубіжних вчених, таких як: Ф. Бутинець, С. Івахненков [1], М. Лучко [2], Л. Терещенко [3], С. Свірко [4], Н. Хорунжак, С. Сисюк [5] та інші. Постановка проблеми. Комп'ютеризація бюджетних установ має важливе значення у веденні бухгалтерського обліку та здійсненні контролю за наявністю і ефективністю використання ресурсів установи. Тому проблематика даної статті Щодо сучасного стану бюджетних установ є актуальною. Актуальність проблематики даної статті і визначила її мету, зокрема, розробку системи пропозицій щодо вдосконалення у застосуванні та забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Результати дослідження. Відповідно до мети в статті необхідно вирішити і завдання ведення бухгалтерського обліку у бюджетних установах шляхом його автоматизації. Загалом слід визнати, що ця ділянка залишається недостатньо дослідженою і по сьогоднішній день. Підтвердженням цьому є той факт, що більшість малих бюджетних установ (особливо в сільській місцевості) продовжують використовувати традиційну ручну, або частково автоматизовану, форму ведення бухгалтерського обліку. Хоча найбільш чітко і злагоджено ведеться облік в установах з комплексною автоматизацією бухгалтерської роботи. Часткова автоматизація не дозволяє систематизувати дані обліку та відображати їх синхронно в одній базі даних, а, отже, іприймати оперативні рішення, використовуючи всю сукупність інформації, вивчивши всі фактори, що вплинули на певну ситуацію [5, с.142].
Рис.1. Застосування інформаційних систем обліку Ефективна автоматизована система бухгалтерського обліку можлива лише на підґрунті принципово нового підходу до організації облікового процесу бюджетних установ який включає сучасні базові поняття та концепції. Застосування інформаційних технологій вносить зміни в організацію бухгалтерського обліку (рис. 1). Обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначальний фактор організації бухгалтерського обліку, трансформуючи не тільки його форму, але і зміст. Ці зміни зумовлені тим, що удосконалюються способи обробки інформації. Документування в умовах АРМ-бухгалтера є найпрогресивнішим, оскільки забезпечує економію часу. При використанні засобів автоматизації обліку зникає потреба у документах, що складаються на папері [1, с.43]. Використання комп'ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і, відповідно, електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення і зберігання первинних документів при комп'ютеризованому первинному обліку має ряд відмінностей від паперової обробки дані котрі можна представити такою схемою (рис. 2). Первинний документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним облікову фразу - сукупність реквізитів для зберігання в комп'ютерній базі даних, у т. ч. проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу-операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.
Рис. 2. Порядок ведення комп’ютеризованого первинного обліку При комп'ютеризованому обліку первинний документ може складатися або в бухгалтерії, або на робочих місцях облікових працівників, тобто у підрозділах за допомогою комп'ютерів, підключених до локальних та глобальних обчислювальних мереж, причому документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів [4, с.216]. Електронний документ реєструється в комп'ютерному журналі реєстрації первинних документів, а проводки, що за ним створюються (облікова фраза), додаються до електронного журналу операцій. Ця модель визначає загальну структуру облікової інформації, у той час як ступінь деталізації інформації залежить від характеру зв’язків інформаційної бази даних у формі обліку. Основні відмінності в роботі з бухгалтерськими рахунками в комп’ютерних програмах такі: - можливість одночасного ведення обліку в кількох планах рахунків; - можливості аналітичного обліку значно розширені [3, с.129]. Багато програм, наприклад, «Галактика 5.71» та «1С: Бухгалтерия 7.7», дають змогу вводити проводки одночасно в кількох робочих планах рахунків. При цьому номер, точніше код рахунка – це досить велика кількість цифр і літер, у межах якої допускається будь-яка система кодування рахунків. У найбільш розвинутих програмних системах план рахунків може містити також опис кореспонденції кожного рахунка, отож програма просто не дозволить здійснити неправильний бухгалтерський запис. У сучасних комп’ютерних програмах бухгалтерського обліку допустиме використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку за кожним синтетичним рахунком. Це дає можливість організувати ведення аналітичного обліку відповідно до вимог до затвердженого плану рахунків і отримувати всю необхідну звітність з потрібним рівнем деталізації, проте не виключає побудови аналітичного обліку і за глибоким ієрархічним принципом. У цьому разі розробники програмного забезпечення також у цілому дотримуються концепції, яка передбачає суворе обмеження використання субрахунків і розширення номенклатури аналітичних рахунків [2, с.116]. В умовах АРМ також існує можливість автоматизованої передачі інформації різним користувачам (подання звітності вищим органам, формування однотипних бухгалтерських і статистичних таблиць тощо) [2, с.60]. На підставі інформації з журналу операцій програма формує оперативні та статистичні звіти з різним ступенем деталізації та за різними розрізами (за контрагентами, товарами, рахунками, субрахунками тощо) для внутрішнього аналізу стану та діяльності підприємства, а також звіти для контролюючих органів. Функціональні можливості програми включають в себе: новий план рахунків і податковий облік; основні засоби та нематеріальні активи; матеріально-виробничі запаси (матеріали, товари, готова продукція); облік валютних операцій; заробітну плату та кадровий облік; рахунки-фактури (журнали реєстрації, книги купівлі і продажу), накладні, рахунки; облік касових операцій «Каса»; платіжні документи «Банк»; звітність (бухгалтерська, статистична тощо). Найбільш прийнятною для автоматизації обліку в бюджетних установах є конфігурація “Бухгалтерський обліку для бюджетних установ України”, розроблена московською фірмою «1 С», яка мас назву «1 С: Підприємство 1.1». Окрім того, у відділеннях Державних казначейств широко використовується така система ТАСК (Трансакційна автоматизована система казначейства). Ключовою ланкою в автоматизованій інформаційній системі в бюджетній сфері має бути комплекс задач зведеного обліку і складання звітності, здатний забезпечувати: - послідовність і узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках з наступним групуванням даних для цілей аналізу; - відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів бюджетних установ і їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку з одночасною оцінкою їх ефективності; - автоматизоване систематичне складання (за місяць, квартал, рік) бухгалтерського балансу та звітності з формуванням відповідних аналітичних пояснень та інформування керівництва [5, с.146]. Висновки. Для вдосконалення системи комп’ютеризації бухгалтерського обліку в бюджетних установах необхідно здійснити ряд дій: по-перше, для підвищення оперативності управління бюджетними ресурсами ефективніше використовувати конфігурація “Бухгалтерський обліку для бюджетних установ України”, розроблена московською фірмою «1 С», яка мас назву «1 С: Підприємство 1.1», адже вона є найприйнятнішою конфігурацією для автоматизації обліку; по-друге, важливим є можливість та необхідніст поступового створення єдиної інформаційної бази Державне казначейство-бюджетні установи, адже вона дасть змогу забезпечити ефективне управління ресурсами бюджетів, як головними розпорядниками, так і розпорядниками нижчих рівнів, що передбачає оперативне та цільове використання зазначених ресурсів; по-третє, виникає необхідність забезпечення кожної бюджетної установи, в тому числі невеликої, необхідною кількістю АРМ бухгалтера з метою намагання автоматизації обліку. Список використаних джерел: 1. Бутинець Ф. Ф. Інформаційні системи бухгалтерського обліку. Курс лекцій: [навчальний посібник] / Ф. Ф. Бутинець, С. В. Івахненков. – Житомир: ЖІТІ, 2002. – 544 с. 2. Лучко М. Р. Організація інформаційних систем і технологій обліку в бюджетних установах: [навчальний посібник] /М. Р. Лучко, Н. М. Хорунжак. – Тернопіль: Видавець Стародубець В. О., 2002. – 178 с. 3. Терещенко Л.О. Інформаційні системи і технології в обліку. [дод. тираж.] / Терещенко Л.О., Матієнко-Зубенко І.І. – К.: КНЕУ, 2004. – 187 с. 4. Свірко С.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: методологія та організація: [монографія] / Свірко С.В. – К.: КНЕУ, 2006. – 244 с. 5. Хорунжак Н.М. Проблеми та перспективи комп’ютеризації обліку в бюджетних установах / Хорунжак Н.М., Сисюк С.В. // Економіка і регіон. – 2009. – №1(20). – с. 142-146
