4 курс, спец. «Менеджмент організації», д/ф, Наук. кер. –Попович Н.М., Чернівецький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, м. Чернівці
ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ ЯК СПОСІБ ЕФЕКТИВНОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОЧОГО ЧАСУ
На сучасному етапі розвитку менеджменту важливе всебічне управління ресурсами, що задіяні в процесі розвитку. При цьому одним з найважливіших із них є час, який, по-перше, є вичерпним і не відновлювальним ресурсом, а, по-друге, - об’єктом численних досліджень. У результаті потреби в ефективному управлінні особистим часом, його розподілі та використанні виникло таке поняття, як тайм менеджмент, визначення та підходи до реалізації якого є досить актуальними і водночас суперечливими. Це і створює полеміку з даного питання. Дану тему розглядали та досліджували такі науковці як С. Кові, Б. Трейсі, М. Хайнц, Г. Захаренко, А. Горбачов, Г. Архангельський, И. Михалицина, Н. Бондаренко, Н. Власова, Ю. Юткина та ін. Тайм менеджмент – одна з найбільш вигідних інвестицій. Години, вкладені у вивчення цієї дивовижної науки, можуть заощадити роки. Тут будуть доречними слова Роберта Кіосакі: "У нас достатньо часу, щоб зробити все, що ми по-справжньому хочемо. Якщо ви, як багато людей," дуже зайняті ", щоб успішно працювати, то майте на увазі, що є безліч людей, які зайняті набагато більше, ніж ви, але встигають зробити більше. У них не більше часу. Вони просто набагато краще його використовують! " Вивчаючи тайм менеджмент, можна навчитися набагато краще використовувати свій час: від хатньої роботи до розвитку і роботи у великих корпораціях. Дуже важливо усвідомити, що тайм менеджмент може стати однією з найбільш мудрих інвестицій у житті, бо це інвестиція в успішний розвиток всіх проектів, у особистісне і духовне зростання, що є запорукою успіху як на рівні особистості, так і цілої компанії. Всі успішні люди дуже продуктивні. Основний секрет особистої ефективності полягає в правильному розподілі часу. Тайм менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу або кар'єри. Враховуючи це, метою даної роботи є висвітлення сутності та походження терміна «тайм менеджмент», дослідження основних його елементів, напрямків розвитку та методик. Управління часом (від англ. time management) – сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних завдань, проектів та календарних подій. Спочатку управління приписувалося лише бізнесу або трудовій діяльності, але з часом термін розширився, включивши особисту діяльність. Система управління часом складає поєднання процесів, інструментів, техніки і методів. Звичайне управління часом є необхідністю в розвитку будь-якого проекту, оскільки визначає час завершення проекту і масштаб [9]. Управління часом — це дія або процес тренування свідомого контролю над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, при якому спеціально збільшуються ефективність і продуктивність [10]. Геннадій Захаренко характеризує тайм менеджмент (управління часом) як міждисциплінарний розділ науки і практики, присвячений вивченню проблем і методів оптимізації витрат часу в різних сферах професійної діяльності [1]. На думку Стівена Кові, тайм менеджмент у вузькому сенсі – це організація особистого часу кожної людини. Він актуальний у тих випадках, коли у працівників існує якась свобода вибору, виявляється творча ініціатива. Коли людина вимушена самостійно приймати рішення, повинна організовувати процес роботи з клієнтами, їй необхідно володіти технологіями організації особистого часу, підвищення ефективності. Фахівці виділяють два види тайм менеджменту: особистий і корпоративний. У широкому розумінні тайм менеджментом є механізм управління часом компанії. У такому разі основна увага приділяється організації роботи в цілому, а використання робочого часу кожним співробітником – це наслідок правильної побудови корпоративної системи. Управління часом може допомогти шляхом ряду навиків, інструментів і методів, що використовуються при виконанні конкретних завдань, проектів і цілей. Цей набір включає широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз витрат часу, моніторинг, організація, складання списків і розставляння пріоритетів. На винахід терміну тайм-менеджмент претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 70ті роки винайшов Time Manager — складно влаштований блокнот-¬щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера. Можна також згадати безліч відомих людей, які прагнули побудувати систему витрат часу, яка б гарантувала високі результати не за день – за життя, зокрема: Архімед і Арістотель, Роджер Бекон і Ньютон, Анрі Пумнкаре і Дюма-батько, Енгельс і Ленін, адмірал Макаров і академік Берг[6]. Серед основних принципів тайм менеджменту можна виокремити такі: 1. Самостійна робота (робота над собою). Якісну, ефективну систему організації свого часу людина може розробити лише самостійно. 2. Індивідуальність рішення. В організації особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, який людина для себе знаходить. 3. Необхідність відстежування власної ефективності. Використовуючи хронометраж, можна виявити моменти витрат часу, які неможливо пробачити, і виявити його приховані резерви. 4. Мислення, направлене на ефективність. Первинну роль відіграє безпосередня зміна мислення. 5. Досяжність і невичерпність резервів ефективності. Основоположний принцип, поряд з яким незрівнянні жодні технологічні питання. Якщо припустити, що резерви ефективності, розвитку і самовдосконалення не лише реально досяжні, але і потенційно невичерпні, пошук потрібного рішення і розробка необхідного методу – питання чисто тактичні і вирішувані [11]. В управлінні часом можна виділити наступні процеси: • Аналіз. • Моделювання стратегій з врахуванням проведеного аналізу. • Формування цілі: постановка мети або визначення ключового напряму розвитку. • Визначення і формулювання мети (цілей). • Планування і розставляння пріоритетів. Розробка плану досягнення поставлених цілей і виділення пріоритетних (первинних) завдань для виконання. • Реалізація — конкретні кроки і дії відповідно до наміченого плану і порядку досягнення цілі. • Контроль досягнення мети, виконання планів, підведення підсумків по результатах. Також у випадку, якщо особа або група осіб, які практикують управління часом, планують і далі здійснювати проекти, то доцільно вести хронометраж і фіксувати результати аналізу хронометражу у вигляді «карток проекту» (запис по параметрах різного характеру показників витрат часу на окремі завдання) для їх подальшого вживання в процесі будь-яких проектів або програм. Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування є необхідною умовою для підвищення продуктивності та ефективного управління часом. Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування попереджує погані показники. Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, то вона не існує. Перелік завдань – це свого роду карта, яка не дасть збитися з шляху до наміченої мети. Робота зі списком запланованих справ в перший же день збільшує продуктивність на 25%. Готувати список завдань, які потрібно зробити завтра, слід звечора. Прийшовши на роботу, завжди є орієнтир, з чого почати свій день. Виконавши чергову задачу зі списку, обов'язково викреслювати її. Планувати слід від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожній задачі ставити фіксовані терміни. Складне завдання завжди слід ділити на дрібні підзадачі. Планування означає підготовку до реалізації цілей і впорядкування робочого часу. З практики відомо, що при витраті 10 хвилин на планування робочого часу можна щодня заощадити до двох годин. Основою плану використання часу фахівця може служити його перспективний план. З врахуванням цього багатолітнього плану складають річний план, який охоплює квартальні плани. Квартальні плани можуть бути скоординовані з річним планом і підрозділені на місячні плани. Виходячи з цього тижнево-добовий план буде найбільш точним планом використання робочого часу фахівця. План на робочий день є найважливішою сходинкою в плануванні робочого часу, він постійно контролюється і коректується з врахуванням обставин. Завдання тайм менеджменту полягає в тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розстановка пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, надаючи кожній задачі свій рівень важливості. Після визначення важливої справи слід оцінити наслідки у разі її виконання або невиконання. Важливе завдання має серйозні наслідки, якщо не буде виконане вчасно [3]. Основними методами тайм менеджменту є: 1. Принцип Паретто (у співвідношенні 80:20). Цей принцип означає, що в середині даної групи або сукупності окремі малі частини є більш значимими, ніж загалом в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок відносно використання робочого часу фахівця: за перших 20% витраченого часу досягається 80% результату. 80% витраченого часу, що залишилися дають лише 20% загального результату. 2. Принцип Ейзенхауера. Президент США Дуайт Девід Ейзенхауер запропонував просту методику для визначення пріоритетів серед списку всіх поточних дій, що реалізуються з допомогою градації задач стосовно їхньої терміновості та важливості (рис.1). Критерій Терміновість не терміново терміново Важливість важливо Запланувати час виконання завдання та виконати його особисто Відразу виконати особисто не важливо не робити, відкинути делегувати завдання компетентній особі Рис. 1. Розподіл завдань за Ейзенхауером [9]. Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера – це принцип, що є допоміжним в тих випадках, коли необхідно терміново прийняти рішення про пріоритетність виконання завдань. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість завдання. Вони поділяються на чотири групи: Термінові (важливі) завдання. Їх виконує менеджер. Термінові (менш важливі) завдання. Менеджер може передоручити їх рішення іншим особам. Менш термінові (важливі) завдання. Менеджерові необов'язково вирішувати їх відразу, але вирішити їх він може пізніше сам. Менш термінові (менш важливі) завдання. Менеджер повинен передоручити їх рішення іншим особам. 3. Метод АВС. Ця техніка заснована на тому, що частини у відсотках найбільш важливих і найменш важливих справ в сумі залишаються незмінними. Всі завдання підрозділяються на три класи відповідно до їх значущості. Аналіз ABC базується на трьох закономірностях: • Найбільш важливі справи складають 15% загальної їх кількості, якими займається фахівець. Вклад цих завдань для досягнення мети складає близько 65%; • Важливі завдання складають 20% загальної їх кількості, значущість їх для досягнення мети приблизно дорівнює 20%; • Менш важливі (малоістотні) завдання складають 65% загальної їх кількості, а їх значущість дорівнює 15%. Для використання ABC-аналізу необхідно слідувати наступним правилам: • скласти список всіх майбутніх завдань; • систематизувати їх за важливістю і встановити черговість; • пронумерувати ці завдання; • оцінити завдання відповідно за категоріями A, B і C; • завдання категорії А (15% загальної їх кількості) вирішує перший керівник; • завдання категорії B (20%) підлягають передорученню; • завдання категорії C через свою малозначимість підлягають обов'язковому передорученню. Тайм менеджмент на сьогодні є досить актуальною темою, оскільки роль керівника у діяльності організації є чималою. Крім того, управління часом актуальне і для решти працівників, що забезпечує більш ефективну роботу всього колективу. Однак, управління часом – завдання не з легких, як може здатися на перший погляд. Слід розуміти, що ефективність в управлінні часу полягає не в тому, щоб все зробити якомога швидше, а в грамотному розподілі своїх сил і можливостей. Іншими словами, для початку потрібно все ретельно продумати і спланувати. Провівши дослідження, слід зазначити, що головну роль в управлінні часом відіграє постановка і досягнення. Тому важливою є розстановка пріоритетів у поставлених завданнях. Чітко визначивши найбільш важливі справи і терміни їх виконання, можна з легкістю контролювати події. Таким чином, з’явиться шанс досягти найкращих результатів. Причому зробити це можна за той самий час. Усвідомлення різниці між невідкладними справами та важливими теж має величезне значення при розподілі часу. Нагальні завдання вимагають негайного виконання, але при цьому можуть бути незначними. Важливі справи вимагають ретельної підготовки і, як правило, додаткового часу на обдумування (наприклад, складання бізнес-плану на наступний квартал). Однак, процес управління часом передбачає чітку організовану послідовність дій, що полягають не лише у плануванні, але й організованому слідуванні та постійному аналізі плану. Суттєво обрати з усіх справ найважливіші та термінові, та їх виконувати у першу чергу. Крім того, не менш важливим є визначення непріоритетних завдань, деякі з яких можна взагалі відкинути. У системі тайм менеджменту важливою є роль керівника як координатора процесу. Він може виступати ініціатором процесу та здійснювати контроль за його виконанням. При цьому, розподіливши ролі в організації, визначивши основні функції, відповідальних осіб та терміни виконання завдань, можна суттєво збільшити продуктивність праці. Продуктивність без стресу починається з процесу розвантаження розуму, яке полягає у фіксації все більш-менш важливого на папері або іншому носії. Суть в тому, щоб викинути з голови все більш-менш важливе на зручний носій для подальшої обробки. Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджменту мало. Важливо стежити за своїм здоров'ям і підтримувати себе в хорошій фізичній формі. Життя має бути насиченим, в ньому завжди повинен знаходитися час для сім'ї і відпочинку. Основний принцип рівноваги: важлива кількість часу вдома і якість часу на роботі. СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 1. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – с.19 2. Майсюра О.М. Про ефективність використання особистого часу (до питання тайм-менеджменту). // Актуальні проблеми економіки. - 2010. - №2 (104). - С.196-200. 3. Трейси Брайан Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем / [пер. с англ. А. Евтеева]. — М. :СмартБук, 2007. — 79 с. 4. Четверик В.М. Методичні підходи щодо аналізу та прогнозування рівня розвитку персоналу. // Формування ринкових відносин в Україні. - 2010. - №5 (108). - С.185-188. 1. Ефективність використання робочого часу на підприємстві робочими. (На прикладі ВАТ «БРТ»). [Електронний ресурс ]. – режим доступу: http://ua-referat.com/%D0%95%....%D0%BD% D1%8F_%D1%80%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D1%87%D0%B0%D1%81%D1%83_%D0%BD%D0%B0_%D0%BF%D1%96%D0%B4%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%94%D0%B C%D1%81%D1%82%D0%B2%D1%96_%D1%80%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B8%D0%BC%D0%B8_%D0%9D%D0%B0_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D0%B4%D1%96_%D0 %92%D0%90%D0%A2_%D0%91%D0%A0%D0%A2 2. История Тайм Менеджмента. [Електронний ресурс ]. – режим доступу: http://upravlenievremenem.ru/s-chego-nachalos-upravlenie-vremenem/ 3. Коротко про метод тайм-менеджменту GTD. [Електронний ресурс ]. – режим доступу: http://omatic-hacker.org.ua/2010/01/22/gtd/ 4. Недостатки методов тайм-менеджмента. [Електронний ресурс ]. – режим доступу: http://www.timesaver.ru/articles/a1760.php 5. Управління часом. [Електронний ресурс ]. – режим доступу: http://uk.wikipedia.org/wiki....E%D0%BC 6. Управление временем. [Електронний ресурс ]. – режим доступу: http://ru.wikipedia.org/wiki....5%D0%BC 7. Функции тайм-менеджмента. [Електронний ресурс ]. – режим доступу: http://knowledge.allbest.ru/managem...._0.html
