А.В. Баніт, І.В. Демянов,
студенти 4 курсу,
Науковий керівник Попович Н.М.
Чернівецький торговельно-економічний інститут КНТЕУ,
м. Чернівці
Засоби організації і планування особистої роботи менеджера
Розглянуто та визначено основні та найпоширеніші засоби ефективної організації і планування праці менеджера. Досліджено теоретичні основи підвищення продуктивності роботи менеджера за рахунок використання методів її оптимізації.
Рассмотрено и определено основные и наиболее распространенные средства эффективной организации и планирования труда менеджера. Исследовано теоретические основы повышения продуктивности работы менеджера за счет использования методов её оптимизации.
The article deals with the basic and the most common means of effective organization and planning of manager’s work. The theoretical bases of productivity increasing of manager’s work by the use of methods of its optimization are investigated.
Ключові слова: планування, робочий час, витрати часу, організація, пріоритетність.
Постановка проблеми. Для забезпечення сталого розвитку будь-якої організації необхідна активна участь кожного менеджера у плануванні та аналізі власної діяльності, визначенні пріоритетних напрямів такої діяльності, а також стимулювання залучення сучасних напрямів її оптимізації і, відповідно, їх використання у найефективніший спосіб для усієї організації. Тому не можна недооцінювати важливість використання ефективної системи засобів організації і планування особистої роботи менеджера з метою реалізації стратегії сталого розвитку організації.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питанням організації та планування роботи менеджера присвячено багато наукових досліджень, найвизначальнішими серед яких є праці Л. Балабанової, О. Сардак, Л. Скібіцької, Р. Блейка, Д. Моутона,. Разом з тим існують деякі проблеми в цій сфері, наявність яких свідчить про необхідність удосконалення механізмів розроблення і реалізації вищезазначених методів.
Виклад основного матеріалу дослідження. Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є планування особистої роботи. У особистому плані роботи менеджер визначає:
• завдання, що стоять перед організацією;
• питання, які потребують вирішення;
• посадові особи, які готують необхідні інформаційні матеріали;
• строки виконання визначених питань.
Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер особисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.
Складання такого плану не викликає труднощів. Головне полягає у правильному виборі форми своєї участі у вирішенні завдань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв'язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.
План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими. Розробка такого плану створює нормальний ритм роботи апарата управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постановкою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.
Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в колективі організації створюються нервові обставини, що призводять до неякісних рішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці [1, 154].
Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті робочого часу.
Контроль виконання плану особистої роботи і завдань виконавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисциплінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.
Оперативне планування особистої роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "на сьогодні", "на завтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирішувати оперативно у визначений строк.
Для полегшення оперативного планування менеджер розробляє графік робот. У ньому встановлюється чіткий розпорядок робочого часу (дня, тижня).
Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоординованими з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чергу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих.
Обсяг функцій, покладених на керівника, значно перевищує його фізичні та часові можливості. Йому доводиться приймати рішення щодо пріоритетності справ. Часто, намагаючись виконати великий обсяг роботи, він розпорошує свої сили на окремі, часто не суттєві справи, які лише здаються необхідними. Наприкінці напруженого робочого дня такі керівники доходять до висновку, що хоч зроблено нібито чимало, однак важливі справи лишилися або не закінченими, або взагалі не зрушили з місця. Успішні менеджери, встигаючи вирішувати під час робочого дня безліч питань, певний час бувають зайняті одним завданням. Причиною цього є прийняття однозначних рішень про першочерговість справ, складання відповідного переліку пріоритетів та дотримання його.
Визначити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, котрим із задач слід надати першочергового, другорядного тощо значення. Всі справи виконати неможливо.
Взагалі визначення пріоритетності є такою звичайною справою, що часто виконується підсвідомо, в той час як свідоме визначення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання планових завдань відповідно до їх черговості [2, 52].
Регулярне складання "табеля про ранги" майбутніх завдань дає можливість:
• працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;
• концентруватися на виконанні тільки одного завдання;
• відмовитися від справ, які можуть виконати інші;
• не залишати невиконаними посильні завдання.
Таким чином, визначення пріоритетів сприяє дотриманню певних термінів, мотивації керівника і його підлеглих, зменшенню ймовірності виникнення конфліктів і стресів.
Ефективне використання робочого часу менеджерів неможливо без використання науково обґрунтованих режимів праці та відпочинку.
Науковці доказують, що працездатність людей на протязі робочого дня змінюється за стадіями. Початок робочого дня називається періодом впрацювання. Його період коливається від стану і підготовленості людини, а також від складності роботи, що виконується. Подальші 2-3 години характеризуються максимальною працездатністю, після чого вона знижується. Друга половина робочого дня відрізняється від першої більш низьким рівнем працездатності. Втомлення настає швидше, тому період зниження працездатності після обідньої перерви настає раніше. Ось чому рішення складних питань треба планувати у періоди найбільшої працездатності. До таких питань треба віднести творчу роботу за перспективами розвитку організації, обговорення найбільше актуальних питань і прийняття рішень за ними [1, 51].
Виконання цих робіт треба планувати на першу половину робочого дня, а до практичного виконання треба приступити не раніше, ніж через одну годину після початку робочого дня. У післяобідній період краще виконувати роботи, що вимагають меншої напруги. Детальний перелік робіт на протязі робочого дня повинен визначати сам менеджер, виходячи із конкретної виробничої ситуації в організації. Однак, існують конкретні правила, що дозволяють використовувати час протягом дня найбільш ефективно.
Правила початку робочого дня:
• розпочинайте день з хорошим настроєм;
• розпочинайте роботу по можливості в один і той самий час;
• повторно ознайомтеся з планом;
• погоджуйте план дня із секретарем;
• вирішивши відносно просте завдання, ви тим самим створите собі гарний настрій;
• вранці краще вирішувати важливі і складні завдання.
Правила, що стосуються ходу робочого дня:
• фіксуйте терміни виконання завдань;
• уникайте дій, що викликають зворотну реакцію;
• уникайте додаткових невідкладних проблем;
• уникайте незапланованих імпульсивних дій;
• вчасно робіть паузи і дотримуйтеся розміреного темпу роботи;
• виконуйте невеликі однорідні справи серіями;
• використовуйте паузи між серйозними справами;
• виділяйте "для себе" не менше однієї години робочого часу;
• контролюйте час і плани.
Правила завершення робочого дня:
• завершуйте розпочате;
• здійснюйте контроль результатів і самоконтроль;
• складайте план наступного дня;
• відправляйтеся додому з гарним настроєм: для цього визначте найважливішу позитивну подію дня [4, 107-108].
Кожному робочому дню варто додавати свій "профіль", тобто включати один з великих і важливих питань по капітальному будівництву, спеціальним питанням (матеріально-технічного постачання, фінансування й інші). Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.
У план особистої праці не слід включати щодня повторювані справи, для них просто треба зарезервувати 25 — 30% робочого часу. На непередбачені роботи необхідно відвести 10 — 15% часу.
Висновки. З метою підвищення ефективності своєї праці будь-який менеджер повинен: уміти визначати важливість і черговість рішення виникаючих проблем; не доручати іншим рішення стратегічних проблем, але другорядні питання передавати заступникам; бути вимогливим до себе й іншим, не допускати безвідповідальності; у надзвичайних ситуаціях діяти швидко і рішуче, але уникати авантюрних рішень; з гідністю програвати; бути послідовним і справедливим у своїх діях, одержувати задоволення від роботи.
Роботи, що підлягають виконанню протягом дня, ранжуються за терміновістю і значимістю. На першої годинник роботи треба передбачати ознайомлення з поштою, прийом відвідувачів, тому що в цей період відбувається "впрацювання". Рішення найбільш важких питань треба проводити під час піка своєї працездатності, що кожною людиною виявляється індивідуально. На кінець робочого дня намічають легкі роботи (оформлювальні, складання зведень).
Планування особистої праці є невід'ємною рисою свідомої діяльності кожної людини. План особистої праці повинний складатися на тиждень, на місяць. Він повинний бути націлений на рішення головних завдань, на відшукання способів раціоналізації праці.
Список використаних джерел
1. Балабанова Л.В. Організація праці менеджера: Підручник / Л.В. Балабанова, О.В. Сардак. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: ВД «Професіонал», 2007. – 416 с.
2. Колпаков В.М. Організація праці менеджера: Навчальний посібник/ В.М. Колпаков. – К.: ДП "Видавничій дім "Персонал", 2008. – 432 с.
3. Терещенко В.І. Організація управління: Підручник/ В.І. Терещенко – К.: Основи, 2000. – 237 с.
4. Зудіна Л.Н. Організація управлінської праці: Навчальний посібник / Л.Н. Зудіна – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЕУ, 1997. – 256 с.
