Ольга Гончар
Наук. кер. - к.т.н. Кузьміна О.М,
Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ,
м. Вінниця
ПЕРЕВАГИ ВПРОВАДЖЕННЯ ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОБЛІКУ В ПП «ГРАЦІЯ»
Точність і оперативність надання економічної інформації є вирішальними факторами успішного розвитку підприємства та економіки країни в цілому. Вирішальне значення при вирішенні цього завдання належить автоматизації обліку, яка значно розширює його можливості. Це обумовило актуальність обраної теми. Тому дуже важливо правильно оцінити завдання та мету автоматизації бухгалтерського обліку. Завдання автоматизації – це підвищення якості роботи бухгалтерів і бухгалтерії в цілому. Комп’ютер – це лише інструмент, який дозволяє максимально повно використовувати кваліфікацію спеціаліста та спрощувати щоденну рутинну роботу бухгалтера[3].
Дослідження вітчизняних та зарубіжних фахівців в галузі автоматизації бухгалтерського обліку проводяться вже досить давно і знайшли своє втілення у наукових працях С. В. Іваненка, К. Е. Калласа, М. Ф. Кропивка, М. І. Козака, В. І. Похіленка, Е. П. Романової, М. Ф. Огійчука, Л. К. Сука, П. Т. Саблука.
Метою даної статті є аналіз проблеми автоматизації бухгалтерського обліку в ПП «Грація» у місті Вінниця, переваги та недоліки впровадження нової конфігурації для підприємства, розробленої в системі програми „1С: Підприємство”.
Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку в ПП «Грація» вимагає не тільки бажання і коштів, але й значної підготовчої роботи, як організаційної, так і методичної. На мою думку, такий перехід на підприємстві потрібно організовувати поетапно. Наприклад, у такій послідовності: спочатку склад, потім нарахування заробітної плати, далі розрахунки з дебіторами і кредиторами. Також, доцільніше його розпочати до початку звітного періоду (з кварталу, року), оскільки, в якості вихідної інформації для введення її в комп’ютер є Баланс (форма №1), залишки за відповідними статтями (рахунками), звітність за попередній період.
Для ПП «Грація» одним із важливих етапів автоматизації обліку є проведення правильної оцінки складу та обсягу необхідного документообігу, визначення переліку документів, які мають вестися в електронній формі, а які в паперовій. В зв’язку з цим необхідно чітко визначити завдання автоматизації. Практика свідчить, що найбільша кількість помилок в обліку, без використання комп’ютерних технологій (тобто при паперовій технології), виникає на етапі перенесення даних обліку з одного облікового регістру до іншого, а також при складанні різних довідок і звітів. Повністю звільнитися від такого роду помилок дозволяє використання автоматизованого обліку, оскільки ведеться тільки один обліковий регістр, а всі інші формуються автоматично, тому ризик помилки при перенесенні даних між регістрами обліку є мінімальним.
У разі застосування комп’ютерних програм в ПП «Грація» для обліку процесу виробництва є можливість складання калькуляцій на будь-яку дату поточного місяця. В комп’ютерній бухгалтерії через розширені можливості аналітичного обліку доцільні побудова багаторівневих та багатовимірних розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також ефективний облік витрат за центрами відповідальності.
Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних комп’ютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку [1].
При застосуванні автоматизованих облікових систем в ПП «Грація» можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці, то при застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.
Застосування автоматизованих систем дасть змогу посилити функцію контролю правильності, законності, а іноді економічної доцільності бухгалтерських операцій, не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів[4]. При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів.
Також, автоматизований облік може відкрити перед службовцями досліджуваного підприємства широкі можливості щодо оперативності та якості складання різноманітної звітності, на основі наведених даних. При комп’ютерному способі обробки даних звітність формується як у регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу. Фактично кожен звіт у комп’ютерній бухгалтерії – це форма плюс певний алгоритм отримання звітних даних[2]. Відповідно облікову систему можна налагодити на отримання не тільки різного роду бухгалтерських звітів, а й різних довідок, корисних для поточного управління підприємством.
Список використаних джерел:
1. Іваненко С. В, Класифікація програмного забезпечення обліку і контролю // Бухгалтерський облік і аудит. – 2006. - №7. – С.55-64.
2. Інформаційні системи та технології в обліку. В. Д. Шквір, А. Г. Загородній Навч. посіб. – Львів: Видавництво Львівської політехніки. – 2005.
3. Інформаційні системи і технології в обліку. Терещенко Л. О., Матієнко-Зубенко І. І. Навч. посіб. – К.: КНЕУ, - 2004.
