2 курс, спец. 6.030504 «Економіка підприємства», д.ф.н., Наук. кер. – Микитюк М.В., Чернівецький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, м. Чернівці
Проблеми та шляхи вдосконалення комунікації як однієї з умов ефективного управління підприємствами
Стаття присвячена значенню комунікації у системі управління підприємством. Розглянуто різні підходи до розуміння комунікації, визначено роль та значення комунікації на підприємстві. Досліджено основні комунікативні перешкоди та запропоновано ефективні шляхи їх розв’язання. Ключові слова: комунікація, інформація, комунікаційний процес, керівник.
Про актуальність теми наукової роботи свідчить те, що для підприємства чималу роль відіграють такі фактори як інформація та комунікації. Без обміну інформацією неможливе повноцінна діяльність будь-якої організації, підприємства, компанії, тому дослідження проблем і шляхів вдосконалення комунікації як однієї з головних умов ефективного управління підприємством є суттєво важливим в системі менеджменту. Комунікації – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої [2]. Під цим визначенням розуміють обмін ідеями, поглядами, емоціями, фактами між людьми у процесі взаємодії. Термін «комунікація» сприймалося і трактувалося різними вченими по-різному: Мільнер Б.З.,зазначав, що комунікація – це процес, за допомогою якого керівники розвивають систему надання інформації, передачі відомостей великій кількості людей в середині організації та окремим індивідуумам та інститутам за її межами [4]. Петрук Н.К., твердив, що комунікація – універсальна реальність соціального існування, вираження здатності суспільної людини до співіснування, яке є незаперечною умовою життя [6]. За словами, Рева В.Е., комунікація – це багатогранний процес, в основі якого лежить спілкування, в яке відправники вклали відповідний зміст [7]. Значний внесок у дослідженні проблем організаційних комунікацій та шляхів їх вдосконалення вирішували такі науковці, зокрема: Ґріфін Р., Яцура В., Мільнер Б.З., Петрук Н.К., Рева В.Е., Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Віноградська О.М., Віноградська Н.С., Шевченко В.С., Осовська Г.В., Осовський О.А., Хомяков В.І. та інші. Метою дослідження є вивчення проблем та шляхів вдосконалення комунікації як однієї з умов ефективного управління підприємствами. Кожна людина щодня користується комунікаціями, але тільки деякі це роблять досить узгоджено. Практично неможливо оцінити важливість комунікацій в управлінні. Майже все, що роблять керівники, аби полегшити досягнення цілей організації, потребує ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, то вони не зможуть і працювати разом, формулювати цілі й досягати їх. Комунікації не обмежуються лише передаванням інформації, вони сприяють підвищенню показників діяльності організації та рівня задоволеності працівників працею, створюють оптимальні умови для успішного прийняття рішень, розв’язання конфліктів. На мій погляд, саме комунікації виконують вирішальну роль у процесі здійснення управлінських функцій на підприємстві, мотивації і управління персоналом, доведенні повноважень від керуючої системи до керованої і навпаки. Комунікації в організації – невід'ємна частина діяльності керівника і підлеглого. Деякі дослідники вважають, що ефективність управління персоналом пропорційна ефективності комунікаційних процесів в організації. Згідно з дослідами, проведеними в 1975 році, керівники від 50 до 90% усього часу витрачають на комунікації [1]. Ефективність комунікацій залежить від важливості й своєчасності виникнення ідеї, уміння її правильно закодувати й після вибору оптимального каналу зв'язку донести до одержувача. Соціологічні дослідження засвідчили, що 73% американських, 63% англійських і 80% японських керівників вважають, що не¬доліки комунікації є головною перепоною на шляху досягнення ефективності їх роботи. Ефективно працюючі керівники - це ті, які досягли успіхів у налагодженні комунікацій і самі є комуніка¬тивними. Проте дуже часто сучасні керівники зневажають налагодженням ефективних комунікаційних потоків організації через зайнятість, власне негативне ставлення до комунікаційної взаємодії, що негативно позначається на формуванні організаційної культури в цілому, іміджу керівника та процесі керованості організацією, мотивації співробітників. Аналізуючи праці вчених, до головних перешкод комунікації можна віднести: - авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників виконувати свої обов'язки, неправильне визначення прав і відповідальності, страх керівників та підлеглих за наслідки при передачі надто відвертої інформації тощо; - конкуренція між повідомленнями. У ситуаціях, коли на отримувача одночасно діє кілька джерел інформації, адресат надає перевагу тому повідомленню, яке в даний момент є для нього найбільш важливим. Тому відправник інформації повинен пам'ятати про необхідність забезпечення уваги адресата та використовувати найефективніші канали і засоби комунікацій; - статус особи, яка надсилає повідомлення. Багаторічний досвід діяльності менеджерів різних рівнів свідчить, що особа, яка має вищий статус порівняно з адресатом, оцінюється останнім як така, що заслуговує довіри. З іншого боку, повідомлення осіб з нижчим статусом вважається менш достовірним [5 с. 542-544]; - незадовільна структура організації. Якщо структура організації продумана погано, можливості керівника планувати і домагатися реалізації поставлених цілей звужуються. До інших аспектів, що можуть викликати проблеми в комунікаціях, можна віднести незадовільний склад і використання комітетів, робітників груп кадрів узагалі, а також спосіб організації влади і розподіли задач. Нарешті створювати проблеми при обміні інформацією можуть конфлікти між різними чи групами відділами організації. Ясно, що погано пророблена інформаційна система може знижувати ефективність обміну інформацією і прийняття рішень в організації [3 с. 185]. - сфера компетенції. Дуже часто процес комунікацій гальмується, оскільки ті, хто надає, передає або приймає інформацію, мають певний психологічний склад розуму, який заважає точному розумінню проблеми; - погана структура повідомлення. При цьому можливі такі найбільш розповсюджені помилки, як невірний добір слів; помилки в організації повідомлення; недостатня вірогідність, недостатня конкретність [8 с. 159]; - інформаційні перевантаження. Перешкоди на шляхах обміну інформацією можуть також бути наслідком перевантаження каналів комунікацій [3 с. 185]; - недосконалий зворотній зв'язок. Для процесу комунікації дуже важливий зворотний зв'язок. Форми зворотного зв'язку різноманітні: слово, посмішка, потиск руки, збентежений погляд, покарання тощо. Важливою умовою хорошого зворотного зв'язку є увага до людей; - невміння слухати й передавати інформацію. Проявляється воно у нездатності адекватно сприймати факти, повідомлені у процесі комунікації, і почуття, які володіють учасниками комунікативного процесу. Це ускладнює розуміння ситуації, породжує сумніви у відправника послання щодо уважного ставлення до повідомлення, а інколи і поваги до себе. Перешкоди в системі комунікацій є однією з найбільш серйозних проблем в управлінні. Вони можуть виникати на будь-якому з етапів процесу передачі інформації. Ті, хто володіє інформацією, можуть бути не в змозі це зробити, ті, хто одержує інформацію, може не побажати або просто не засвоїти її [5 с. 545]. Мережа сучасних комунікацій усе повніше охоплює земну кулю, окремі країни, галузі економіки, окремі підприємства й процеси. В умовах сучасності розвитку нових інформаційних технологій, успішної діяльність будь-якого підприємства багато в чому залежатиме від уміння, досвіду керівників при управління комунікаційними процесами. Для підвищення комунікаційних процесів на підприємствах потрібно: - використовувати графічні засоби, які ефективно впливає на засвоєння інформації; - подавати інформацію у формі, яка викликатиме позитивні емоції й інтерес; - навчити слухати й передавати інформацію учасників комунікативного процесу; - навчитися "читати" людей за їхніми невербальними сигналами (виразом очей, мімікою, жестами, інтонацією; - вдосконалити зворотній зв'язок, побудова систем зворотного зв'язку та збору пропозицій; - забезпечувати достатнім обсягом інформації підлеглих; Величезне значення для вдосконалення комунікацій в організації має сучасна інформаційна технологія. Уже давно широко розповсюджений персональний комп'ютер як засіб акумуляції і наступного поширення інформації. У сучасному діловому світі застосовується електронна пошта — ефективний засіб зв'язку між людьми. Нові телефонні пристрої дають змогу одночасно контактувати з багатьма респондентами. Важливим сучасним засобом інформаційного забезпечення є відеозапис. Відеострічки демонструють раз у квартал. Вони містять як виробничу, управлінську, так і фінансову інформацію і дозволяють працівникам формувати власну думку про окремих керівників і організацію в цілому. Відео конференції дозволяють обговорювати проблеми людям, які перебувають у різних місцях і навіть на різних континентах. Саме комунікації дають можливість людству накопичити величезний потенціал знань, забезпечили узгоджену суспільну діяльність. Для того, щоб керівник зміг примусити працювати інших, він повинен довершено володіти мистецтвом комунікації. Проведене дослідження показало, що успішне функціонування організації, формування і існування організаційної культури, засвоєння і проповідування корпоративних ідей і цінностей неможливе без налагодженого процесу комунікацій. Комунікації створюють сприятливі умови для розкриття професійних і ділових якостей співробітників, сприяє розвитку їх творчого потенціалу задля створення додаткових цінностей і отримання результату. Сучасний економічний розвиток, останні наукові досягнення в галузі управління й те багатоманіття інформаційних каналів і ресурсів, які пропонує сьогодення, спонукає до пошуку найбільш ефективних форм комунікаційної взаємодії, до постійного вдосконалення вже існуючих комунікацій, а також надає поштовх до вироблення якісно нових наукових методик і конструктивних підходів щодо розвитку комунікації як однієї з головних умов ефективного управління підприємствами. Список використаних джерел: 1. Віноградська О.М.,. Віноградська Н. С, Шевченко В. С., Менеджмент: навч. посіб./ О.М. Віноградська, Н. С. Віноградська, В. С. Шевченко // – Харків: ХНАМГ, 2008. -159с. 2. Ґріфін Р., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник / Наук. ред. В.Яцупа, Д.Олесневич // - Львів: БаК, 2001. - 624 с. 3. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ./ М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури // — М.: Издательство «Дело», 1997. 4. Мільнер Б.З. Теория организации [Електронний ресурс] / Б.З. Мільнер // – М. : Изд-во «Инфа–М», 2003. – 480 с. – Режим доступу : http://www.com-management.narod.ru/. 5. Осовська Г.В., Осовський О.А. "Основи менеджменту: Підручник. Видання 3-є, перероблене і доповнене."/ Г.В. Осовська, О.А. Осовський // - К.: "Кондор", 2006. - 664 с. 6. Петрук Н.К. Організація як суспільний феномен: засади соціально-філософського аналізу [Електронний ресурс] / Н.К. Петрук // – К. : Центр духовної культури , –2004. – № 43. – Режим доступу : http://www.filosof.com.ua/Jornel/M_43/Petruk.htm 7. Рева В.Е. Коммуникационный менеджмент : уч.-метод. пособ. / В.Е. Рева // – Пенза : Изд. ПГУ, 2003. – 161 с. 8. Хомяков В.І. "Менеджмент підприємств" - 2-ге вид., перероб. і доп. / В.І. Хомяков // - К.: Кондор, 2005. - 434 с.
