Бабчук Галина,
4 курс, спец. «Облік і аудит», д.ф.н.,
Наук. кер. – Маначинська Ю.А.
Чернівецькій торговельно-економічний інститут КНТЕУ,
м.Чернівці
Ревізія в умовах застосування комп’ютерних технологій: переваги та недоліки
Створення автоматизованих робочих місць на базі забезпечення комп’ютерною технікою обумовлює зберіганню величезні масиви даних і забезпечують доступ до них, виконують математичні обчислення, здійснюють відбір згідно із встановленими критеріями, своєчасно оновлюють і модифікують їх.
В сучасних умовах на підприємствах широко використовуються автоматизовані системи бухгалтерського обліку, що в свою чергу стало причиною зміни методики проведення ревізії органами державної фінансової інспекції України. Комп’ютер дозволяє не лише скоротити більш детальне вивчення об’єктів, сформувати якісні робочі та звітні документи, а також здійснювати ефективне управління діяльності суб’єкта контролю.
Дане питання досліджувалося в працях таких авторів, як Ю.П.Яковлєв, В.Д.Шквір, Ф.Ф.Бутинець, А.Г. Загородній, З.Б.Живко, М.О. Живко, Л.М.Штикова, Я.В.Дачишин, В.І. Франчук та інших.
Особливістю ведення автоматизованого бухгалтерського обліку є постійне формування й обробка великих обсягів економічної інформації, які повинні накопичуватися і зберігатися в електронному вигляді (первинні документи, облікові регістри, форми звітності тощо) – тобто формування системи первинного, поточного та підсумкового обліку з використанням комп’ютерної техніки, а також створення документів аналітичного та управлінського обліку. Використання обчислювальної техніки суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. При цьому застосування комп’ютерів змінює зміст та організацію праці облікового персоналу: зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм [4, c 302].
На сьогоднішній день застосування спеціалізованих інформаційних систем (технологій) комп’ютерної техніки в бухгалтерському обліку вимагає удосконалення методики контролю та розробки програм ревізій фінансово-господарської діяльності підприємства. Саме тому з’являється новий тип ревізора – інспектор з технічними знаннями, який володіє електронною обробкою даних, в цей час комп’ютер стає інструментом для проведення ревізій.
При веденні автоматизованого обліку бухгалтерська служба має можливість швидко обробляти потрібну інформацію та одержувати проміжні результати діяльності, необхідні для потреб управління. Таку саму можливість має ревізор, який здійснює відповідну перевірку підприємства.
Результатом використання сучасних інформаційних технологій у системі органів державної фінансової інспекції стало створення інформаційно-аналітичної системи.
Основними складниками єдиної інформаційно-аналітичної системи органів державної фінансової інспекції є такі ресурси: технічне забезпечення (сервери, робочі станції, локальні обчислювальні мережі, принтери тощо); загальносистемне (операційні системи та системи управління базами даних) і прикладне програмне забезпечення; засоби телекомунікацій і зв’язку (як транспортна інфраструктура інформаційно-аналітичної системи державної фінансової інспекції тепер використовується мережа Інтернет); комплексна система захисту інформації. Інформаційно-аналітична система може спростити ревізію і знизити строки її проведення, бо рахункові арифметичні перевірки відомостей та інших розграфлених документів спрощуються.
Безпека автоматизованих систем обліку рівнозначна безпеці облікових даних як фінансової інформації, тобто носії інформації контролюються й охороняються не менш старанно, ніж сама інформація [5, c 198].
Застосування комп’ютерної техніки при проведенні ревізії має безперечні переваги, так як дозволяє:
- зменшити кількість даних, що обробляється вручну. Наприклад, запаси обліковуються в натуральному та вартісному виражені. Зв'язок між цими вимірниками досить простий, тобто кількісні характеристики запасів є основними, а вартісні – виробничими. Окрім того, облікові регістри містять багато інформації, щодо проміжних та кінцевих підсумків. Перевірку таких підсумків можна легко здійснити за допомогою автоматизованого робочого місця (АРМ). В результаті у ревізора вивільниться час для більш ретельної перевірки документів;
- за допомогою використання комп’ютерної техніки економити час на виконання не складних, але стомлюючих одноманітних прийомів порівняння фактичних даних з обліковими;
- в автоматичному порядку здійснити перевірку тотожності чи взаємної ув’язки показників різних форм звітності;
- зберігати і багаторазово використовувати отримані дані;
- здійснювати попередню оцінку результатів робіт шляхом отримання не всіх результатів обробки інформації, а тільки відхилень [1, c 431-432].
При цьому ведення автоматизованого обліку здебільшого само собою запобігає неправильному рознесенню первинних даних на облікові реєстри, оскільки коректність бухгалтерських записів контролюється програмою при введенні первинної документації в ПЕОМ. Зникає також можливість припуститися помилок при підведенні підсумків (обігів) та виведенні кінцевих результатів діяльності. Помилки можуть виникати лише у випадках, коли неправильно визначено економічну суть господарських операцій. Тому під час перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства ревізор повинен спочатку вивчити його облікову політику і з'ясувати, чи правильно працівники бухгалтерської служби відобразили ту чи іншу господарську операцію.[2, c 169]
Для можливості практичного використання комп’ютерів в діяльності ревізорів необхідне виконання наступних умов:
- наявність комп’ютерів у самого ревізора чи у інспекційному органі (органі, що проводить інспекцію);
- наявність розроблених макетів вихідних документів, призначених для оформлення робочої документації, узагальнення результатів виконаних робіт;
- наявність програмного забезпечення, здатного реалізувати моделі обробки інформації, а також доступність програмного забезпечення користувачам-ревізорам;
- вміння ревізора працювати з персональним комп’ютером [1, c 432].
На більшості підприємств для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку використовується програма «1С: Підприємство», що забезпечує одночасну роботу працівників різних підрозділів підприємства: бухгалтерії, складу, відділу кадрів та інших, кожен з яких має доступ лише до своєї бази даних. Зведена інформація та загальна база даних доступні лише головному бухгалтеру. Така побудова програми позбавляє можливості вносити необґрунтовані зміни на місцях та дає змогу здійснити централізований поточний контроль. Ревізор у свою чергу може перевірити діяльність підприємства за підрозділами, що дає йому нагоду детальніше вивчити систему обліку на підприємстві та глибше перевірити кожну ділянку роботи бухгалтерської служби без одночасного опрацювання великого обсягу інформації [2, с 168].
Особливу увагу ревізор приділяє зіставленню даних первинних документів з машинними носіями інформації, а також перевірці процесу автоматизованої реєстрації первинної інформації. При цьому ревізор перевіряє повноту вхідної інформації шляхом перегляду змісту інформаційної бази даних [3, c 250].
Після цього здійснюється контроль за використання вихідної інформації, її юридичної повноцінності та відповідності програмних даних даним вихідних документів і регістрів обліку, що відповідає потребам управлінського та фінансового обліку. Особливо важливо перевірити чи всі дані враховані при їх зведенні на рахунках бухгалтерського обліку.
Заключним етапом роботи ревізора є перевірка звітних даних із даними, які відображені у звітних документах, з метою ув’язки показників форм фінансової, податкової і статистичної звітності та проведення аналізу фінансово-господарської діяльності. При цьому вказуються причини неув’язок, якщо вони є, та резерви і фінансові прогнози майбутньої діяльності підприємства, що дуже важливо для фінансового обліку, оскільки його інформація використовується насамперед зовнішніми споживачами.
Проте не слід забувати, що комп'ютери не можуть мислити чи проникати в суть проблеми, що є важливим для компетентного контролю. Бази даних містять повну інформацію про результати діяльності, але в них немає інформації про облікову політику чи принципи обліку підприємства, немає різних пояснень до звітів тощо. Не завжди є можливість порівняти дані звітного періоду з відповідними даними інших періодів. Останні здебільшого недоступні, їх бази даних архівуються [2, c 175].
При веденні обліку на паперових реєстрах раптова перевірка каси або самого підприємства може виявити документи й папери, які будуть свідчити про різні порушення – аж до виявлення неофіційних особистих записів бухгалтерів (так звана чорна бухгалтерія).
В автоматизованій же обліковій системі «чорні» дані завжди під рукою й тому підконтрольні будь-якому працівникові, що перебуває біля комп’ютера та має необхідні навички, такі дані можуть бути знищені протягом кількох секунд, у тому числі дистанційно, можуть бути зашифровані – їх прочитати неможливо, можуть бути змінені й замасковані, наприклад, діленням на число, а тому їх не вдасться використати, можуть бути також заховані або замасковані під інші файли в операційному середовищі, наділені портативності [3, с 254].
Упровадження автоматизації здійснення процесів контролю дасть змогу підвищити якість проведення складних розрахунків щодо прогнозування імовірності нераціонального використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, недостач, розкрадань, зловживань, приписок невиконаних робіт, тобто створити повноцінну систему, яка буде вирішувати цілу низку практичних та управлінських завдань ревізорів та зосереджувати їх увагу саме на тих ділянках, де є наявні ознаки, що свідчать про можливі негативні наслідки.
Список використаних джерел:
1. Бутинець Ф.Ф. Контроль і ревізія/ Ф.Ф. Бутинець, Н.Г.Виговська, Н.М. Малюга, Н.І. Петренко: Підручник [для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів] – [3-е вид., доп. і перероб].-Ж.: ПП «Рута», 2002.-544с.
2. Живко З.Б., Франчук В.І., Живко М.О. Контрольно-ревізійна діяльність. / З.Б. Живко, В.І. Франчук, М.О. Живко. Конспект лекцій. Модуль 1 і 2: [Навч. Посіб.] – К. : Алерба, 2008. – 444 с.
3. Живко З.Б., Ревак І.О., Живко М.О. Контрольно-ревізійна діяльність / З.Б. Живко, І.О. Ревак, М.О. Живко: [навчальний посібник.]-К.: Алерба, 2012.-496с.
4. Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку / В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О.С. Височан: [Практикум.]– К. : Знання, 2006 р. – 429 с.
5. Яковлєв Ю.П. Контролінг на базі інформаційних технологій. / Ю.П. Яковлєв – К. : ЦНЛ, 2008. – 318 с.
