Ігор Рудак, 5 курс,
спец. «Економічна кібернетика», д/ф,
Наук. кер. – Барасюк Я.М.,
Чернівецький торговельно-економічний інститут КНТЕУ
Чернівці
СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
У будь-якій організації вирішення проблем документаційного забезпечення організаційного управління покладається на спеціалізований структурний підрозділ – управління справами, загальний відділ, канцелярію та ін. Ефективність праці співробітників служби діловодства в значній мірі залежить від їх кваліфікації, а також від ступеня оснащеності сучасними технічними засобами, від урахування при створенні служби діловодства технічного, юридичного та організаційного аспектів.
Використання новітніх комп'ютерних технологій, наявність факсимільних апаратів, факс-модемних пристроїв комп'ютерів тощо дозволяють організувати прийом і реєстрацію документів, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкову роботу в структурних підрозділах, та ін. У створенні та організації служби діловодства питання вибору організаційної форми є одним з найскладніших. Діючі державні нормативно-методичні документи не в повній мірі регламентують форму роботи з документами.Головне призначення система електронного документообігу (СЕД) – це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії[1]. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації – від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинно бути реалізоване чітке розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами. Проаналізуємо переваги використання СЕД. За даними Forrester Research[3], 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна відодної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:
– продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
– вартість архівного збереження електронних документів зменшиться на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.
Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічних відносяться переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: появу можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки документів (за різними атрибутами); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.
Підсумовуючи слід необхідно зауважити, що впровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так званий «фактор першої особи»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам»[2] можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею, організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги а також консультації для співробітників підприємства.
Використана література
1. Степанова Я. М. Основи електронного документообігу [текст] : навчальний посібник / Я. М.Степанова, В. Я. Рассамакін. – К. : КНТЕУ, 2004. – 155 с.
2. Степанова Я. М. Методи і засоби передачі даних [текст] : підручник / Я. М. Степанова, В. Я. Рассамакін. –К. : КНТЕУ, 2006. – 258 с.
3. Немцов В.Д. Стратегічний менеджмент [текст] : / В.Д. Немцов, Л. Є. Довгань. – К.: ТОВ "УВПК "ЕксОб", 2000. – 392 с.
